Comissão de formatura: O que faz, como montar, e quais os cargos?
A tão sonhada festa de formatura é o momento mais esperado para muitos universitários e para que tudo saia conforme o planejado, existe um grupo que pode apoiar no sucesso desse projeto: A Comissão de Formatura.
E mesmo que você não queira participar da comissão, é interessante entender o que ela é e como funciona. Afinal, a formatura é muito aguardada, e todos precisam saber como o grupo escolhido vai se organizar para encerrar a trajetória na universidade com chave de ouro.
Neste post, vamos tratar desse assunto. Mostraremos pontos importantes relacionados à comissão, como as responsabilidades, os cargos, as práticas mais recomendadas, os erros e assim por diante.
Sumário
O que é a Comissão de Formatura?
A comissão de formatura é um grupo de alunos que fica responsável por organizar todos os eventos relacionados à formatura, como a colação de grau, culto ecumênico e o baile. A formação desse grupo é importante para que seja mais fácil fazer o planejamento, dividir as responsabilidades e acompanhar o progresso de cada etapa.
A verdade é que a comissão é formada por pessoas que tenham força de vontade, estejam dispostas a encarar desafios, a superar dificuldades e, no fim de tudo, promover um evento que seja efetivamente inesquecível para todos: estudantes, professores e convidados.
Uma comissão de formatura é constituída por formandos proativos e comprometidos, além de uma boa comunicação que gostam de desafios.
Além disso, é preciso escolher pessoas confiáveis, responsáveis, bem como ser pessoas que gostam de organizar eventos.
Sendo assim, o ideal é que a composição da comissão esteja pronta em 2 ou 3 anos antes da festa.
Como montar a Comissão de Formatura?
São escolhidos os alunos mais proativos, dispostos e interessados se voluntariam para participar da comissão de formatura e são escolhidos em uma eleição.
Assim, cada integrante da comissão tem um cargo e exerce sua devida função, que falaremos mais à frente. Geralmente, a comissão de formatura é composta por 5 a 7 integrantes.
O bom de trabalhar em grupo é que, quando um desanima, os outros podem motivá-lo — desde que seja um grupo realmente unido.
É importante que sejam abertas vagas para que pessoas possam se candidatar aos cargos.
A escolha deve ser realizada pelo método convencional em uma democracia: O voto.
O processo de votação é simples, sem muitas exigências.
Defina os perfis dos candidatos
É recomendado que o perfil mais compatível para cada cargo seja descrito com clareza, bem como as funções relacionadas.
Dados os devidos esclarecimentos, o espaço está aberto para quem pretenda participar.
É importante que os candidatos entendam perfeitamente a responsabilidade por trás de cada cargo.
Não se trata apenas de ocupar “cargos importantes” e se destacar dos colegas. É preciso realmente assumir responsabilidades.
Avalie qual a melhor quantidade de candidatos/membros
Uma dica é definir uma quantidade máxima de candidatos, como: Três para presidente, dois para vice (de qualquer cargo), três para secretário e assim por diante.
Contudo, também pode ser realizada uma votação por pessoas que tenham interesse em assumir os cargos.
Nesse caso, os alunos devem considerar esses voluntários e alocá-los para cada cargo conforme as qualidades que apresentem.
Para uma turma de 45 formandos, por exemplo, um grupo de seis membros é o ideal.
Se existirem mais estudantes, a quantidade de membros pode alcançar um número maior, como 10 pessoas. Acima desse valor não é recomendado, mas isso não significa que seja proibido.
O que se deve analisar é a viabilidade de uma comissão com mais de 10 membros.
Caso haja uma quantidade de alunos interessados acima do previsto, realize uma votação que contemple todos.
Geralmente, os integrantes de uma comissão não vão além de 20% da quantidade de estudantes do curso.
Selecione 2 ou 3 representantes por turma
Mais uma dica. Caso haja várias turmas de um mesmo curso (A, B, C, D), para tornar os processos mais eficientes, é recomendado selecionar entre dois a quatro alunos de cada turma para participar da candidatura e/ou votação.
Entretanto, o mais adequado seria, se possível , que cada turma tivesse, pelo menos, um representante como membro da comissão.
Prepare a comissão com antecedência
A comissão deve ficar pronta, de preferência, dois ou três anos antes da conclusão do curso e formatura.
Dessa forma, os alunos terão um período maior para reunir os recursos necessários.
Defina as multas e os juros
A partir do Estatuto da Comissão de Formatura, defina as multas e juros cobrados no caso de atrasos. O valor da multa fixa é de 2% (não importa os dias de atraso) e 1% de juros ao mês (essa é a determinação jurídica).
Emita boleto mensal
De preferência, as mensalidades cobradas por meio de boleto mensal.
Quando houver promoções, o tesoureiro cobra a realização do pagamento dos alunos.
Busque sempre formas de simplificar o processo
São apenas sugestões de escolha e de práticas que tornam a criação da comissão de formatura um processo mais simples, sem grande complexidade, nem oportunidades de conflitos.
Não se trata de uma campanha eleitoral — é bom que isso fique claro. A contratação de uma empresa especializada torna tudo mais simples, como veremos mais adiante.
Qual a importância de criar uma comissão de formatura?
A comissão de formatura é um elo entre os formandos e as empresas contratadas para a organização do evento.
Dessa forma, essa comissão representa os formandos, responsabiliza-se por executar a celebração, a partir da concepção até a coleta do dinheiro que será preciso para colocar tudo em prática.
Esse grupo ajuda a turma na distribuição das atividades e estimula o engajamento de todos durante o decorrer dos semestres.
Para que haja sucesso, é fundamental que as responsabilidades sejam divididas de forma justa.
Quais as responsabilidades da comissão de formatura?
A comissão de formatura é responsável pela centralização de informações e funciona como uma ponte entre a empresa de formatura e os alunos do projeto.
Além disso, precisa estar disposto a realizar todos os assuntos referentes a formatura e suas comemorações, relacionados a cada cargo.
Por que fazer parte da comissão de formatura?
Toda comissão passa por uma longa jornada juntos, virando uma grande família. Um grande benefício é poder acompanhar os eventos de formatura e os membros da comissão podem conhecer melhor essas festas e a capacidade de entregá-los
Assim, o contato com a empresa de formatura cria também uma percepção de produção de evento que pode despertar dentro dos membros da comissão uma aptidão desconhecida.
Além disso, outro benefício é a troca experiência da graduação entre os membros é enriquecedora para todos.
Como organizar uma comissão de formatura?
Muitas dúvidas podem surgir em nossa mente quando pensamos na organização da comissão de formatura, que depende de inúmeros fatores.
Em um primeiro instante é importante considerar todos os fatores. Dentre esses citaremos alguns abaixo, continue acompanhando!
É fundamental dispor de um fundo de formatura, ou seja, é necessário contar com dinheiro para arcar com os gastos da festa.
Nesse sentido, já é interessante correr atrás de recursos financeiros e colocar a turma a par de como andam as coisas.
Uma dica é montar uma planilha ou utilizar algum software para manter o controle sobre o dinheiro.
Por isso, é interessante contar com pessoas que sejam boas em matemática (pelo menos, em matemática financeira).
O planejamento é o que permitirá definir quanto realmente será necessário para realizar um evento inesquecível.
Nada melhor que aplicar as operações matemáticas básicas para definir o custo total do evento.
Depois, é só dividir em mensalidades que devem ser pagas entre todos os integrantes.
É importante traçar estratégias para que a arrecadação seja eficiente. Um dos principais cuidados deve ser sobre a inadimplência na comissão de formatura.
Quando uma pessoa não paga ou atrasa a mensalidade, isso já repercute de forma negativa na gestão financeira.
É necessário que todos os alunos paguem pontualmente. Isso pode não ser fácil, mas é fundamental.
Uma maneira de contornar essa situação é criar um fundo extra, que possa suprir as necessidades financeiras em casos urgentes.
Quantas pessoas fazem parte da comissão de formatura?
A comissão de formatura é um grupo composto por cerca de cinco pessoas, que representarão as vontades da turma e também ficarão por conta de tarefas relacionadas a formatura em nome de seus colegas.
Recomenda-se que cerca de 10% dos formandos englobe os membros da comissão.
Assim, esse número é feito devido a junção de algumas turmas de cursos diferentes para a realização dos eventos de formatura.
Quais são os cargos em uma comissão de formatura?
Para que as atividades sejam executadas de forma ágil e organizada, é preciso que esse grupo de alunos possua cargos bem divididos e regulamentados.
Por isso, confira a seguir quais os principais cargos em uma comissão de formatura.
A comissão de formatura é formada por:
- presidente;
- secretário;
- tesoureiro;
- conselheiro;
- eventos
- marketing.
Vejamos o que cada um faz:
O presidente
O presidente é o membro principal da comissão. Ele preside todas as reuniões e autoriza as ações que já foram decididas por todos.
Além disso, ele se responsabiliza por assinar todos os contratos de futuros negócios. Por isso, ele deve ser uma pessoa de alta confiança do grupo.
O vice-presidente
Substitui o presidente quando ele está ausente, ou seja, assume seu cargo nessas ocasiões. Contudo, o vice-presidente também deve ajudar o presidente a resolver problemas, a tomar decisões.
A secretária
Na comissão de formatura, a secretária fica responsável por atualizar a agenda do grupo.
Como tarefa principal, ele registrar todas as decisões em papel. Isso é feito por meio do livro de atas, pelo qual é sua tarefa.
O perfil do secretário da comissão precisar ser alguém que goste de trabalhar com papelada e a parte burocrática da organização da festa.
Assim,o perfil desse cargo precisa deve estar disposto a sempre comparecer nas reuniões da comissão de formatura e a cobrar a mensalidade no dia combinado aos formandos.
As principais características desse cargo são a responsabilidade e organização.
Pois, todos os membros do grupo devem prestar relatórios ao secretário para que ele organize os compromissos, reuniões, finanças e todo o planejamento da formatura.
O vice-secretário
Assim como o vice-presidente, substitui o secretário quando ele está ausente. É uma função facultativa, só é exigida caso a comissão entenda que as atividades da secretaria realmente exigem um vice-secretário.
O tesoureiro
Se responsabiliza pela gestão financeira do grupo, como a guarda do dinheiro, o pagamento de contratos e de mensalidades, a arrecadação das parcelas devidas pelos formandos, o balanço da conta bancária.
Ele deve também fazer um registro escrito ou digitado (que é mais comum hoje em dia) de todos os negócios da comissão.
O cargo deve ser ocupado por uma pessoa honesta, organizada, responsável e, de preferência, boa em matemática financeira.
O tesoureiro deve manter o registro confiável das datas. Como o tesoureiro e seu vice assinam documentos com conteúdo financeiro, eles precisam ter sua situação fiscal (Receita Federal) regularizada.
O vice-tesoureiro
Como a tesouraria é um cargo de muita responsabilidade, a existência de um vice-tesoureiro é obrigatória.
Além de assumir as tarefas do tesoureiro quando ele estiver ausente, o vice também ajuda o tesoureiro sempre que for preciso.
Para que se conserve um nível de organização satisfatório na comissão de formatura, não se aconselha que nenhum documento da tesouraria fique nas mãos do vice-tesoureiro.
O conselheiro
O conselheiro tem a função de oferecer orientações para a tomada de decisões do grupo. Não é um cargo obrigatório.
Em um grupo no qual a presença de um vice-secretário é dispensável ou que conte com mais de seis membros, duas pessoas podem assumir o cargo de conselheiro.
Eventos
O membro responsável pelos eventos da comissão fica à frente de todos os preparativos e está muito próximo à empresa de formatura.
Ele é o porta voz da turma quando o assunto é definir as atrações, festas de pré eventos, comidas, bebidas, custos de ingressos e por ai vai.
O marketing
Essa pessoa se responsabiliza pela organização de eventos (festas, rifas, festivais, shows), pela escolha de prêmios e brindes, e por outras iniciativas que visem a arrecadação de fundos.
O encarregado de marketing precisa também manter uma comunicação eficaz com a empresa contratada para organizar a formatura.
Visto que, assim conseguirão otimizar a divulgação dos eventos planejados e da própria festa de formatura.
Para desempenhar com sucesso essas funções, o responsável apresenta características como comunicativa e proativa. Somente desse modo, ela obterá as melhores condições em diferentes situações.
8 Vantagens de fazer parte da comissão de formatura
Até aqui já está claro que os participantes precisam lidar com grandes responsabilidades e tem uma parcela importante do sonho dos colegas em suas mãos
Com grandes poderes, vem grandes responsabilidades, mas também muitas habilidades. Confira a seguir as principais vantagens de fazer parte da comissão, no quesito competências adquiridas.
Ajuda na organização
É essencial que o membro da comissão organize sua agenda, pois caso não haja organização sua gestão vai ser questionada pelos colegas.
Desse modo, agendar datas de reuniões com o buffet, atrações, gestão de contas, convite e mais, liderar ações para a formatura e cuidados dos documentos vai te ajudar a exercitar a organização nas suas tarefas.
Essa qualidade vai auxiliar na sua carreira e vai ser requisito para conseguir aquele emprego dos sonhos.
Responsabilidade e maturidade
A comissão é quem assina os cheques dos fornecedores que foram fechados com a turma e cuida do dinheiro dos colegas.
Assim, essas decisões mexem com as expectativas dos colegas e é necessário responsabilidade para exercer essas tarefas.
A maturidade precisa ser grande para deixar que cada membro da comissão exercite a sua função e aprenda com seus erros.
Gestão de pessoas
A gestão da comissão de formatura envolve lidar com muitas pessoas, dos seus próprios colegas de sala até uma empresa de formatura é preciso saber se comunicar com as pessoas diferentes.
Além disso, ter conhecimento que cada um tem a sua personalidade pode te ajudar a resolver possíveis conflitos durante seu período na comissão e na vida.
Exercita a criatividade
No momento de escolher a parte criativa da festa, como a decoração, o designer do convite e as atrações musicais é preciso estar de olho nas tendências do momento.
Além disso, pensar fora da caixa também é um diferencial, uma vez que toda festa de formatura pretende inovar e tornar seu evento exclusivo.
Aumento da rede de contatos
O famoso networking é algo que pode ajudar e muito no seu futuro profissional.
Nesse sentido, você vai ter estabelecido várias redes de contato durante sua trajetória na comissão, com outros cursos para vender seus produtos personalizados, vender rifas, dentre outros.
Engajamento e motivação
No meio do processo até a festa alguém vai pensar em desistir e os membros da comissão precisam munir forçar e motivação para convencer esse aluno.
Dessa forma, o poder da argumentação vai muito além do que você pode esperar, visto que motivar as pessoas será uma estratégia muito usada ao longo da sua vida.
Desenvolvimento da negociação
Negociar é uma ação muito antiga que permite que você economize seu suado dinheirinho.
Por isso, ser dinâmico e saber negociar bem os valores cobrados irá te auxiliar a chegar muito longe na sua carreira.
Para isso, analisar bem todos os valores e de que forma é possível pedir esse desconto é fundamental para uma boa negociação.
Conhecimento da produção de eventos
A organização de eventos pode se tornar um grande pesadelo ou a realização de sonho tudo depende da sua gestão.
Sendo assim, para o seu futuro profissional a habilidade na produção de eventos se tornou um diferencial para a sua carreira.
Esse conhecimento é bacana porque a galera da comissão pode usar suas habilidades em eventos para abrir a própria empresa ou ajudar a organizar um evento dentro de uma empresa já existente.
O que precisa para formalizar uma comissão de formatura?
Depois que foi decidido quem vai ocupar cada cargo da comissão e quais serão seus integrantes, é preciso formalizar esse grupo.
Assim, o primeiro passo é criar um estatuto da comissão de formatura que você vai entender tudo sobre no tópico abaixo, além disso a comissão pode criar uma empresa com inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ).
O Estatuto da Comissão de Formatura
Um documento relevante para uma comissão de formatura é o Estatuto. Ele regulamenta a organização das tarefas, determina regras gerais que todos devem cumprir.
A comissão, a partir desse documento, atua como uma associação sem fins lucrativos e faz o registro no Cartório Civil de Pessoas Jurídicas.
Apesar de o estatuto não ser obrigatório, ele permite que a comissão trabalhe como uma empresa e tenha proteção legal.
Consequentemente, ela responderá por contratos e possíveis processos que sofra ou intente.
Por isso, o Estatuto da Comissão deve registrar todos os objetivos e ações que se desenvolverão, como:
- Os membros que farão parte da comissão e suas obrigações;
- A hierarquia do grupo formado;
- Os benefícios que os membros da comissão terão;
- O quórum de instalação e deliberação que solucionará conflitos, caso seja preciso;
- A especificação dos prazos de pagamento com datas e multas definidas;
- O modo de prestação de contas aos estudantes que não integram a comissão;
- O tempo de validade da comissão;
- A forma de dissolução do grupo comissionado.
Como fazer uma ata reunião da comissão de formatura?
A ata é um documento formal de registro dos passos tomados até a cerimônia de formal, tanto externa como interna.
Desse modo, para validar o documento ele deve constar período letivo referente à cerimônia, a data em que ocorreu a solenidade e o nome de cada formando.
A ata é feita pelos alunos e eles precisam alimenta-la durante todas as reuniões que houveram até o dia da festa, relatando tudo que foi decidido.
Além disso, a ata precisa estar assinada por todos os formandos, comprovando que eles então de acordo com o documento.
Como abrir conta bancária para comissão de formatura?
É possível abrir uma conta em nome da empresa. Caso a turma não tenha um CNPJ, é interessante que a conta não seja aberta apenas em um nome de um integrante.
Recomendamos que a comissão escolha pelo menos três membros para administrar essa conta (presidente, tesoureiro e vice).
Assim, qualquer pagamento só poderá ser efetuado por meio da assinatura desses três responsáveis.
Quais são os erros que devem ser evitados na comissão de formatura?
Por mais que não seja o ideal, os erros estão aí e são comuns em uma comissão de formatura, mas você pode evitá-los. Segue o fio.
Comissões de formatura muito grandes
Um grande erro é uma comissão muito grande. Grupos muito grandes têm mais dificuldades de comunicação e integração entre si e com o resto dos estudantes.
Assim, as possibilidades de conflitos tendem a aumentar e é possível que as divergências se desenvolvam em um campo mais pessoal.
Quer dizer que as chances de que as coisas não deem certo ou não saiam como o planejado são bem maiores.
Membros em cargos errados
Outro erro é alocar os membros em cargos inadequados para eles. Uma pessoa muito tímida não funcionaria, por exemplo, como encarregado de marketing, mas talvez fosse um bom tesoureiro.
Por isso, a votação e a distribuição de tarefas têm que ser justas. “Dê a César o que é de César” e não se arrependerá, pois os bons resultados serão acolhidos.
Desconsiderar a margem de segurança
Outra falha é não estimar, no momento de elaborar o orçamento, uma margem de segurança de, pelo menos, 20%.
Isso porque é preciso contar com imprevistos e, principalmente, a inadimplência de alguns estudantes.
Assim, as mensalidades são calculadas considerando esse percentual.
Não antecipar as soluções
Deixar tudo para última hora é erro grave, sem dúvida. Falamos o quanto é importante que a comissão esteja pronta alguns anos antes da formatura.
Se isso não acontecer, os membros terão que correr contra o tempo para arrecadar dinheiro e conseguir um bom local para o evento.
Escolher o lugar mais adequado para a festa e reservá-lo deve ser uma das prioridades da comissão, como já ressaltamos.
Outro ponto fundamental: As estratégias para arrecadar o fundo elaboradas com antecedência.
Além da promoção de eventos, a comissão pode procurar parcerias e patrocínios — mas não deve deixar tudo para última hora.
5 cuidados que toda a comissão de formatura precisa ter
No melhor dos cenários, todos os membros da comissão devem estar engajados para que todos os formandos estejam dispostos a aderir os pacotes antecipadamente.
Muitas comissões passam por problemas com o gerenciamento financeiro e perrengues com os fornecedores.
Mas relaxa, que a gente vai te mostrar agora os principais cuidados que uma comissão de formatura precisa ter para evitar dores de cabeça.
1 – Consiga o maior número de adesões o mais cedo possível
Sem adesão não tem festa de formatura, certo?
Esse é um ponto chave para dar aquela intimidada em todos participarem, a comissão de formatura deve mostrar como a comemoração será marcante na vida dos colegas de turma.
Até porque, uma turma com grande número de adesão tende a influenciar os outros, se os meus amigos também vão, porque não participar?
2 – Apresente o quanto os formandos estão dispostos a investir com a festa
A prioridade antes de começar a arrecadação é escutar os formandos..
Analisar o quanto os colegas estão dispostos a gastar com a festa, defina a expectativa dos formandos com a festa e, assim, uma base de valores.
Por isso, é importante que a comissão de formatura faça pesquisas para saber qual a opinião dos colegas.
3 – Planeje como serão feitas as arrecadações
Um dos pontos fundamentais é a arrecadação de fundos para sua festa de formatura.
É importante que as projeções financeiras da arrecadação levem em consideração a venda dos pacotes de adesão.
Essa etapa deve vir logo depois da criação da comissão de formatura, cerca de 3 anos antes da festa.
É importante que a comissão se organize com relatórios completos sobre o percentual de arrecadação até o momento e planilhas detalhadas para manter a organização.
4 – Faça uma projeção financeira condizente e realista
A comissão de formatura deve ser responsável pelos cuidados com a festa, mas a responsabilidade é de todos.
Dividir as tarefas com os outros alunos que decidiram fechar a festa é necessário para não sobrecarregar a comissão de formatura.
Então, o ideal é conseguir montar um bom fundo de formatura, fazendo rifas, vendendo brindes, camisas do curso e realizando festas.
Essas são ideias ótimas de como adquirir um dinheirinho a mais para a formatura.
Ao contratar qualquer fornecedor ou empresa de eventos, procurar as melhores e mais confiáveis referências.
5 – Divisão de responsabilidade: Use o compartilhamento de pagamentos
Ao dividir as responsabilidades, a comissão de formatura consegue evitar fraudes e fazer decisões mais pensadas e bem executadas.
Assim, é essencial que pelo menos dois alunos que irão participar da formatura, mas não estão na comissão provem e comprovem os pagamentos feitos pela turma.
Dessa forma, os colegas ficam conscientes e a comissão pode ser transparente em suas ações.
Como a comissão de formatura pode manter uma boa relação com os estudantes?
É da máxima importância definir um canal de comunicação eficaz com os outros estudantes.
Ainda que muitos não se lembrem desse ponto, ele é prioritário. Não adianta se eleger e depois simplesmente se manter distante dos outros formandos.
Para um trabalho transparente, é preciso que todos acompanhem as atividades e estejam cientes que tudo realmente sai conforme o planejado.
Dessa forma, a comissão de formatura pode escolher mais de um canal de comunicação.
Na verdade, isso é o ideal em nossa época, com tantos recursos digitais à disposição. Um aplicativo específico é uma opção.
Outra opção é criar um grupo no WhatsApp, que é uma solução muito adotada ultimamente.
Além disso, pode-se usar uma lista de e-mails para o envio de relatórios de atualizações. Ainda, por que não recorrer às redes sociais?
Por exemplo, um perfil no Instagram. Existem diferentes soluções, para combinar com a turma.
Qual a importância de montar um checklist para a Comissão de Formatura?
É verdade que guardar tudo na memória é possível, mas por que tentar se você tem outros meios que podem te ajudar?
Dessa forma, ninguém da comissão é obrigado ter memória de elefante para guardar todos os detalhes da festa.
A tecnologia está ai para dar aquela mãozinha e disponibilizar ainda mais recursos, visando ter controle de cada uma das etapas.
Nesse sentido, a importância de ter todos os aspectos da festa organizados é manter a comissão por dentro dos acontecimentos, ter uma visão ampla para distribuir as responsabilidades a toda a galera.
Alguns aplicativos e sites de organização vão te ajudar com essa tarefa, como:
- Trello;
- Pocket;
- Evernote;
- Google agenda.
Eventos para arrecadar dinheiro para formatura
Além da contribuição pessoal de cada um, é importante promover eventos com a finalidade de levantar mais recursos para a formatura.
Desse modo, os preços dos eventos devem ser razoáveis para estimular a participação de outros estudantes e até de terceiros, de pessoas que não façam parte da instituição.
Pois, ingressos muito altos podem levar até ao cancelamento de eventos devido à baixa demanda.
É interessante criar um entrosamento entre todas as turmas e uma boa publicidade. Nada melhor que contemplar filas de espera muito grandes ou muitas pessoas interessadas na aquisição dos bilhetes.
Por isso, os projetos devem respeitar o perfil principal dos estudantes — pense bem: de que adianta planejar eventos caros se a maioria dos estudantes não terá condições de participar?
Outro ponto é a data de realização deles, com dias dos quais o seu público-alvo possa comparecer.
Senão, muitos podem até se interessar, mas não conseguirão marcar presença no dia agendado.
A escolha do lugar de realização do evento
Essa é uma das responsabilidades mais importantes da comissão. Conforme a quantidade de formandos e a cidade, talvez não seja fácil encontrar um local com espaço adequado, ideal para um evento de nível classe A.
Nem sempre é viável realizar o evento em outra cidade, pois geralmente aumenta os seus custos — mas não deixa de ser uma possibilidade.
O correto, portanto, é procurar imediatamente o local para a festa de formatura.
Logo depois que encontrar o lugar, negocie a disponibilidade, reserve conforme a data e veja as formas de pagamento.
O lugar precisa ser espaçoso e, de preferência, dispor de estacionamento ou de espaços seguros, nas proximidades, para estacionar veículos.
A infraestrutura deve ser confiável, mesmo que surja alguma adversidade. Um salão de dança apropriado, certamente, é um grande diferencial, pois permite que todos possam dançar e se divertir sem tantas restrições de espaço.
Escolher uma empresa de formatura
A comissão também deve procurar empresas especializadas em organizar eventos de formatura.
Assim, o grupo terá certeza de que tudo será realizado da melhor forma possível. Afinal, vocês vão querer uma festa inesquecível, não é mesmo?
Uma empresa especializada entende quais são as dificuldades enfrentadas pela comissão de formatura para organizar algo memorável, à altura do que os formandos desejam.
Isso significa uma festa que não fará vergonha a nenhum participante, nem convidado.
Uma boa festa conta com decoração e iluminação deslumbrantes, banda que canta músicas que agradam à maioria.
Além disso, a segurança a toda prova (contra incêndios e outros sinistros, contra assaltos), privacidade garantida (nada de “penetras”), buffet e boa campanha de marketing.
Como uma empresa de formatura pode apoiar a comissão?
A empresa de formatura é responsável por apoiar a Comissão de Formatura assim que o contrato entre ambas for firmado. Listamos a seguir 5 itens em que uma empresa pode apoiar no projeto de formatura.
Monta o briefing da formatura
Esse é o marco do processo inicial de discussão sobre os elementos que estarão presentes na festa.
Dessa forma, é o briefing que registra os dados necessários para a criação do projeto, funcionando como um guia.
Assim, nele constarão quantos serão os eventos, quais serão eles, os locais e o que conterá em cada um deles.
Essa atividade é feita em reunião com a comissão e um representante da empresa de formatura, decidindo suas prioridades na festa, por exemplo, o que não pode faltar no buffet, os elementos da decoração, dentre outros.
Conduz a escolha dos fornecedores
A empresa de formatura atua como uma facilitadora dos assuntos burocrático que envolvem as comemorações.
Desse modo, a empresa já possui alguns fornecedores fixos ou mesmo confiáveis que atuam no mercado de forma responsável e segura para os formandos realizarem a festa com a melhor qualidade de serviço.
A empresa precisa definir esses detalhes com a comissão dentro do orçamento estabelecido.
Faz a contratação dos serviços da festa
Os serviços que englobam as festas são muitos, como iluminação, aluguel do espaço, fotógrafos e etc.
Por isso, a empresa de formatura se dispõe a procurar e contratar todos esses serviços que contribuem para tornar o sonho da sua festa realidade.
Auxilia nas dúvidas que a turma pode ter
O diálogo entre a empresa de formatura e a comissão é muito importante para deixar todas as funções bem demarcadas entre ambos, além dos gostos e preferências dos formandos.
Sendo assim, a comissão funciona como uma ponte entre os formandos e a empresa e as dúvidas que surgirem antes da contratação ou mesmo durante o processo precisar de esclarecimento.
Gerencia a turma para obter sua melhor performance
A empresa de formatura pretende ajudar na arrecadação de fundos para festa, com rifas, auxiliando no desenvolvimento do Instagram da turma e demais demandas.
Nesse sentido, é uma parceira da turma e fator essencial para a organização dos eventos, bem como a sua preparação.
Então, o que achou desse conteúdo?
Continue acessando nosso blog para tirar mais dúvidas.
