Organizar uma formatura de Medicina exige muita responsabilidade. Quem está à frente desse evento precisa contar com um bom planejamento, buscar pelos melhores fornecedores do mercado e manter aquela conversa bacana com toda a turma: afinal, é o sonho de todo mundo que está em jogo — precisamos de algo inesquecível!
Confira as principais dicas para considerar na hora dessa organização. Bateu aquela curiosidade? Então, venha com a gente!
Sumário
Qual a importância de fazer um bom planejamento para a formatura de Medicina?
Fazer um bom planejamento para a festa de formatura é o ponto de partida para que todos os eventos fiquem na memória de todas as pessoas que participaram dessa trajetória com você.
Você terá uma ideia mais clara de quais são as principais etapas a se cumprir, saberá qual o valor a ser gasto com cada fornecedor, além de ter a oportunidade de comunicar a toda turma como está o andamento da organização.
Pense no planejamento como o GPS de um carro. Ele mostra em qual passo da elaboração dos eventos você está e aonde deseja chegar — além do caminho a percorrer.
Ou seja, principalmente para quem está se aventurando nessa delícia, que é a organização de eventos, pela primeira vez, ele é fundamental para que tudo ocorra conforme o esperado. E, claro, sem nenhum tipo de imprevisto ao longo dessa jornada!
Então, como é possível fazer esse planejamento como um profissional? Confira as nossas dicas!
Monte a comissão de formatura
Antes de organizar qualquer evento, precisamos montar a equipe de pessoas que estão interessadas nessa organização, concorda?
A comissão é o time de campeões que vai tirar todas as ideias do papel. É uma baita responsa, mas um trabalho muito prazeroso, pode acreditar!
Quais são as principais responsabilidades da comissão? A primeira delas é a organização financeira. Afinal, é preciso levantar a grana para que tudo saia do papel!
Nesse sentido, essa turma vai entender qual é o dinheiro em caixa, auxiliar nos valores ideais para a mensalidade, além de fazer eventos para arrecadar mais dinheiro para o fundo.
Sabe aquela cervejada à qual todo mundo ama ir? Vamos unir o útil ao agradável e lucrar para a formatura!
Além disso, é a comissão de formatura que organiza os fornecedores, faz orçamentos, verifica aqueles mais confiáveis e fecha os contratos. Resumindo:
- representa a turma juridicamente;
- faz a gestão financeira;
- escolhe contratos;
- envolve os demais colegas nas atividades.
Existem alguns cargos que são comuns em toda comissão, mas isso vai depender dos interesses da turma.
O normal é haver um presidente, um vice-presidente, um tesoureiro, um secretário e um responsável pelo marketing. Abra espaço para toda a turma se candidatar. Se não houver mais pessoas interessadas do que o número de cargos, nem precisa de votação.
Estabeleça prioridades
Como falamos, organizar uma formatura exige uma série de cuidados por ser uma responsa grande! Por isso, é preciso que tudo seja feito com muita antecedência.
Nada de deixar para a última hora, hein? Assim, a equipe tem a oportunidade de avaliar com mais calma os principais fornecedores, manter a comunicação alinhada e também resolver alguns impasses que possam surgir ao longo dessa organização.
Por isso, é preciso definir prioridades. Por exemplo: faltando 4 anos para a formatura, no que precisamos estar de olho nesse período?
Suponhamos que seja a arrecadação de fundos a partir de festas. Então, é hora de focar os eventos que vão trazer aquela galera bem animada para agregar nos planos da turma.
Ou, ainda, a prioridade é contratar um fornecedor de assessoria? Nesse caso, é preciso escolher pelas melhores alternativas de sua região, fazer uma pesquisa detalhada, agendar reuniões e partir para o contrato! É muito importante ter esse foco para que as ideias saiam do papel!
Faça — muita! — pesquisa
A gente já tem o hábito de fazer pesquisa para a compra de qualquer produto. Buscar as melhores marcas do mercado, entender as diferenças existentes entre os modelos e muitos outros aspectos envolvidos.
Por isso mesmo, para decidir qualquer ponto da formatura, é preciso pesquisar — muito! Dos detalhes mais simples (brindes) até os mais complexos, entenda quem são os principais nomes do mercado e faça orçamentos e reuniões.
Assim, você poderá tirar as suas dúvidas sempre que elas surgirem, trazendo mais segurança para o fechamento do contrato.
Explore o potencial da turma
Toda turma de faculdade conta com pessoas de diferentes perfis.
Tem aqueles engraçadinhos, aqueles mais tímidos que gostam de trabalhos mais operacionais e aquela pessoa que é um verdadeiro Pablo Picasso para as obras de arte.
Vamos explorar o talento de cada um para eventos inesquecíveis?
Vamos voltar ao exemplo da cervejada: apesar de a comissão estar à frente nessa organização, toda a turma deve estar envolvida.
É uma festa que trará ganhos para os fundos da formatura e que exige o trabalho de todo mundo. Nesse sentido, explore o talento de cada um para que eles façam aquilo de que mais gostam e possam contribuir para que a festança lucre bastante!
Quais são os pontos mais importantes para um planejamento de formatura?
Explicamos alguns pontos mais genéricos para o planejamento de formatura. A seguir, vamos explicar de forma detalhada algumas dicas muito importantes para aquele baita evento!
Fornecedores
Mencionamos rapidamente a importância da escolha dos fornecedores para que a festa seja um sucesso. E acredite: eles são tão essenciais para que tudo aconteça que merecem um tópico exclusivo!
Além de fazer muita pesquisa e entender o orçamento de cada um, outros detalhes devem ser observados.
Primeiro, tenha um bom relacionamento com eles. Aqui, a gente ressalta a necessidade de fazer tudo com antecedência.
São muitas festas de formatura em um mesmo período — e você não vai dar o mole de flertar com essas empresas quando tiver chegando o dia, não é verdade?
Entenda quais são os principais custos envolvidos em cada tipo de fornecedor para que não se crie uma barreira muito grande entre os membros da comissão.
O ideal é ter potencial analítico (expressão chique, né?): saiba por que determinado serviço tem um preço mais caro e tenha uma visão crítica do que, de fato, está acima do mercado ou abaixo demais (sempre desconfie!).
Outro ponto importante ao qual se deve ter atenção é a agilidade de entrega. Imagine só você chegar, no dia da festa, com aquela ansiedade para beber todas e comer bastante se a galera do bar ou do buffet não tiver cumprido com o prazo combinado?
É melhor nem imaginar! Por isso, peça indicações de outras turmas de formandos que estão mais avançados nas negociações. Se possível, vá a algumas festas para verificar de perto a qualidade do serviço prestado!
Prazos
Quais são os prazos para a organização dos eventos de formatura? O ideal é que a turma se organize entre 3 e 5 anos antes da data.
Justamente para analisar a qualidade dos fornecedores envolvidos e também para que haja uma boa arrecadação.
Quanto antes definir, melhor. Além disso, ao final da faculdade, a turma se desloca para diferentes locais para fazer o internato.
Ou seja, reunir-se com a galera para algumas decisões será uma tarefa mais difícil. Que tal agilizar?
Local da festa
Este é um dos pontos mais importantes para a organização de formatura de Medicina: o local da festa. Alguns pontos importantes a serem considerados.
O primeiro deles está relacionado ao número de pessoas. A festa será para quantos convidados? Qual o número de convites ao qual cada formando terá direito? Convites para professores homenageados, patronos, paraninfos? Tudo isso deve ser considerado!
Além disso, é preciso ter uma atenção especial para a segurança. “Como assim?”. Acredite, esse é um dos cuidados mais importantes para essa definição. Avalie os seguintes pontos:
- Portas de emergência em diferentes partes do salão;
- se o espaço é regularizado pela prefeitura;
- se a documentação do local está em dia.
Outro detalhe que faz aquela diferença para a boa experiência de todos os convidados é se o espaço conta com estacionamento. Por fim, verifique como é a iluminação, se o local conta com gerador e se vai ser preciso contratar algum tipo de suporte para fazer aquela diferença!
Decoração
Um local de festa só será um local de festa caso tenha uma boa decoração, concorda? Inicialmente, é preciso definir justamente o espaço antes de pesquisar pelo fornecedor de decoração. Afinal, um influencia diretamente o outro.
Fique de olho no que é tendência. Mas, claro, sem deixar o clássico de lado: lustres e tecidos sempre dão aquele charme para a formatura.
E as cores? Para ficar ainda mais inesquecível, se os eventos como um todo tiverem uma paleta, criará uma identidade única e fará com que as pessoas percebam facilmente que tudo foi pensado com muito carinho e cuidado.
Ou seja, vale fazer as cores dos convites, das outras cerimônias (culto e colação de grau) e as da festa conversarem entre si, proporcionando uma bonita harmonia.
A decoração ainda pode trazer alguns elementos temáticos, principalmente se a turma quiser alguns toques que lembram o próprio curso.
Basta usar a criatividade: e, claro, levar em consideração o perfil dos alunos para que seja algo que tenha a cara dos formandos!
Atrações
Estamos chegando ao ponto de que todo mundo gosta em uma formatura: atrações. Como acertar em cheio na escolha? Inicialmente, precisamos fazer um alinhamento de gostos e estilos. Cada turma tem o seu perfil e aquele interesse que melhor condiz com a maioria, certo?
Ao ter esse entendimento, a comissão tem grandes chances de suprir com as expectativas de todos os alunos, contribuindo para que a turma toda se apaixone por cada segundo do grande dia.
Outra questão importante é o alinhamento de orçamento. Sempre que for pesquisar por alguma banda ou cantor, discuta se há caixa suficiente para isso.
Afinal, de nada adianta chamar aquele nome pop do momento se precisar tirar dinheiro de outros investimentos, não é verdade? Defina esse valor com os demais contratos fechados (buffet, local, bar etc.).
Aliás, escolher entre DJ ou banda está diretamente ligado ao dinheiro em caixa. Novamente, ressaltamos a necessidade de se planejar com antecedência: assim, há a oportunidade de realizar festas de arrecadação ou de outros tipos de soluções para que vocês chamem a banda que preferirem.
E tudo que é bom uma hora acaba. Mas precisamos encerrar essa festa em grande estilo, com uma atração que vai ficar na memória de todo mundo.
Geralmente, o show de encerramento vem com alguma novidade ou surpresa para a turma e para os convidados. Levando em consideração o gosto da turma, não haverá como não ser um sucesso!
Comidas
A parte que todo mundo ama: buffet. Chegou o momento de escolher aquela empresa que será responsável por oferecer uma experiência sensacional para todos os convidados, trazendo aquelas delícias de comer com os olhos (e com a boca também!).
Por todos esses motivos, essa é uma etapa muito importante na organização da formatura de Medicina, deve-se analisar com muita calma e atenção.
Novamente, recomendamos que você procure referências com outras turmas que já estão adiantadas nesse processo ou que já fizeram a festa. Entenda quais foram os pontos fortes, o que deixou a desejar e faça um balanço entre as alternativas disponíveis.
Também verifique se há reclamações sobre a empresa. Inclusive, essa é uma dica que vale para qualquer fornecedor.
Hoje, com os sites e redes sociais, ficou muito mais fácil verificar se aquela marca já teve algum tipo de problema e a solução aplicada.
Nessa etapa, avalie também se não foi um caso muito específico: afinal, se todo mundo elogia determinado buffet e há apenas uma crítica, é sinal de que houve uma especificidade muito grande para gerar insatisfação.
Não deixe também de fazer uma degustação. É nesse momento que você vai verificar diferentes pontos da empresa, como:
- qualidade do serviço prestado;
- qualidade do atendimento;
- como é a apresentação dos pratos;
- quais são as opções disponíveis para escolha; entre outros pontos.
Brindes
Se o orçamento permitir, não deixe de contratar brindes. São ótimas opções de lembrança para formandos e convidados daquele grande dia, além de ser possível personalizar com itens comuns do dia a dia da Medicina.
Pode ser uma almofada com a logo da turma, chinelos que contenham o símbolo do curso ou até mesmo copos e bonés para utilizar na festa. Vai depender da criatividade de sua turma: não existem regras para a definição do brinde ideal!
Quais erros deve-se evitar em uma formatura de Medicina?
Como deve ser a organização da formatura de Medicina você já sabe. Mas quais são os principais erros que deve-se evitar? Confira alguns que selecionamos!
Não ter um líder
Mencionamos brevemente sobre a comissão e o papel do presidente, certo? Nesse sentido, não ter a figura de um líder para essa organização pode ser um erro que vai prejudicar o foco e o andamento da organização.
É ele que puxa o bonde, alinha as principais decisões e prioridades atuais, além de ser o porta-voz da comissão. É muito importante que toda a comissão entre em um consenso sobre quem será essa pessoa — e ela deve estar ciente da responsabilidade assumida!
Não agir corretamente com alunos inadimplentes
Infelizmente, essa situação vai acontecer. Alguns alunos ficarão inadimplentes ao longo dos meses e é preciso tomar algumas providências para que não prejudiquem o caixa da turma.
Imagine deixar de contratar um fornecedor que está dando sopa para a data escolhida porque existem pessoas que estão devendo há alguns meses? Bastante chato, né?
Por isso, não abraça exceções de pagamentos e nem mesmo perdoe as dívidas. Assim como a comissão bate no peito e assume a responsabilidade de organizar isso tudo, é preciso que a turma tenha consciência de cumprir com seus compromissos.
Ter uma baixa arrecadação para o estilo de evento
Imagine só a seguinte situação: a turma quer um evento de grande porte, com muitas atrações, buffets diferenciados, entre outras características.
Porém, a arrecadação até então está baixa e sem projeções de aumentar muito além daquilo que vem entrando em caixa.
O momento é de rever o estilo, entender por que não se adequa ao orçamento até então e o que pode ser feito para que a formatura de Medicina aconteça!
Como uma empresa de formatura pode ajudar?
Ufa, são muitos os tópicos que merecem atenção, não é mesmo? Mas não precisa se preocupar. Afinal, existem fornecedores que vão guiar a turma durante todo esse processo: as assessorias de formatura. Quais são as principais vantagens dessa contratação? Selecionamos algumas das principais!
Facilidade na negociação com fornecedores
Neste conteúdo, a gente mencionou apenas alguns dos fornecedores envolvidos. Isso mesmo, são muuuitos! As empresas de formatura têm o conhecimento claro de quais são eles, de qual é o momento certo para fechar o contrato e têm até mesmo algumas parcerias que vão facilitar bastante a negociação.
Esses profissionais já estão acostumados a conversarem com diferentes pessoas ao mesmo tempo e conhecem os principais nomes do mercado. Nesse sentido, as chances de dar alguma coisa errado diminuem bastante, trazendo mais tranquilidade para a comissão e também para a turma.
Assessoria nos contratos
Como são muitos fornecedores, são muitos contratos. É preciso garantir que ambos vão cumprir com as suas obrigações.
Sendo assim, as empresas de formatura contam com profissionais que entendem muito bem todos esses tópicos e que estarão prontos para tirar as dúvidas da comissão sempre que elas surgirem, além de identificarem irregularidades caso elas existam.
Isso sem falar no dia do evento: imagine só a sua turma ser trolada com algum fornecedor que não cumpriu com as obrigações? A assessoria estará lá para avaliar esses pontos e garantir que tudo ocorra conforme o esperado!
Prazos
“Já está na hora de fechar o local?”. “É agora que eu contrato a banda?”. Calma! Como as empresas de formatura já têm uma experiência de longa data com esse tipo de evento, elas saberão orientar de forma clara quando é preciso se preocupar com cada fornecedor. E, claro, com muita antecedência, para que toda a organização consiga agir a tempo se tiver algum imprevisto.
Ideias de festas para arrecadação
Não só de cervejada vive um universitário. Existem muitas outras festas que vão garantir a diversão de toda a turma e ainda assegurar um ótimo lucro para o seu caixa.
Por isso, as empresas vão explicar quais são aqueles tipos de eventos de formatura que mais garantem retorno, como deve ser a organização, além de ser mais um tópico para que a comissão tire suas dúvidas e fique mais tranquila!
Auxílio nos momentos finais
Quando os momentos finais da organização se aproximam, até mesmo a comissão fica em locais distintos para fazer o internato.
É um dos momentos mais importantes: contar com assessoria especializada, que alinha tudo quanto à organização (desde a escolha da cor da faixa de formatura até o contato final com os fornecedores).
E então, o que achou de nossas dicas de como organizar uma formatura de Medicina? Conforme vimos, o planejamento é o ponto de partida para que tudo saia conforme o previsto. Não deixe as coisas para a última hora, reúna-se com os coleguinhas e vamos colocar isso para rodar! O quanto antes, melhor.
