Fundo de formatura: Veja o que é e como fazer

Fundo de formatura é o dinheiro que a turma arrecada para realizar os eventos de formatura.

A comissão de formatura é a responsável por planejar, de forma que não pese pra ninguém, arrecadar o fundo desejado.

Assim, há várias formas alternativas para que a turma arrecade e faça, com que o fundo de formatura, seja suficiente para a realização de todos os eventos. Confira!

Qual a importância do fundo de formatura?

Qualquer evento de formatura necessita, pelo menos, do mínimo de planejamento e de organização.

Por isso, considere que a grana investida nesses eventos é bem significativa.

A dica mais valiosa para qualquer turma é: Não deixe para começar o fundo poucos meses antes do fim do curso.

Além disso, a Comissão de Formatura, junto com a empresa de formatura, precisa fechar os serviços para os eventos com antecedência de pelo menos um ano antes da data marcada.

Quanto mais cedo começar a arrecadação da grana, maior será o montante acumulado para custear as atrações da festa.

Vale a pena continuar arrecadando mesmo com a pandemia?

Diante dessa pergunta, não restam dúvidas para a resposta: Vale sim!

Sendo assim, todas as pessoas ao redor do mundo estão passando por uma sensação de tensão e ansiedade diante de um inimigo invisível que nos pegou de surpresa.

Claro que não podemos fechar os olhos para essa situação, mas, enquanto isso, precisamos pensar positivo.

Vamos voltar à normalidade e devemos torcer para que isso aconteça o mais breve possível.

Os planos adiados ou desacelerados voltarão com toda a força.

Desse modo, com o projeto para a formatura não será diferente, continue sonhando com a festa de arromba que vocês terão.

A sua turma vai ter ainda mais motivos para comemorar.

Quanto antes melhor

Como dito, um dos segredos para o sucesso dos seus eventos de formatura é começar a planejar e arrecada o quanto antes.

Definida a comissão, o próximo passo é colocar no papel os desejos da turma, alinhar as expectativas e realizar um planejamento para que tudo vire realidade.

Conte com a ajuda de planilhas e otimize a gestão de orçamentos.

A planilha de orçamento é muito importante para definir os valores máximos que serão gastos com cada fornecedor, bem como criar estimativas.

Isso permite que tudo saia dentro do previsto.

Além disso, outro fator muito importante para o controle do caixa da formatura fica sendo a Planilha borderô.

Esse é um modelo de relatório detalhado da movimentação financeira que facilita visualizar o uso do fundo.

Toda forma de controle do dinheiro é válida para que tudo saia conforme o planejado.

Ter uma boa empresa de formatura para auxiliar nas questões financeiras também é uma forma segura de garantir a organização dos eventos.

Como levantar o fundo de formatura?

Existem 3 formas de levantar fundos para a formatura, são elas:

1. Adesão de novos formandos;
2. Vendas de extras (mesas extras e convites individuais);
3. Arrecadação alternativa.

Mantenha a turma engajada para que os participantes não desanimem e aqueles que ainda não aderiram se interessem pela ideia.

Realize sorteios e incentive, com bônus e facilidades, a adesão.

Vendas de extras acontece, geralmente, quando os eventos estão mais próximos de acontecer.

A maior parte do fundo vem dessas duas primeiras opções, mas a arrecadação alternativa ajuda a desafogar, as tão apertadas, finanças dos estudantes.

São opções de arrecadação alternativa:

• Festas: Além de unir a galera essa opção ajuda a engajar os alunos. Parcerias e divulgações ajudam a garantir o sucesso da festa e aumentar a possibilidade de arrecadação.
• Rifas: É sempre uma boa opção para ajudar a levantar a grana para a formatura, agora com opções de rifa online o alcance dessa ajudinha pode ser ainda maior.
• Vendas de personalizados: Por exemplo, camisas, bonés, canecas com tirantes, moletons do curso, vistas como boas opções para uma “lojinha” da turma, onde o dinheiro arrecadado vai direto para o fundo.
• Patrocinadores: Essa opção pode se encaixar em todos os itens acima. Buscar grandes empresas e apresentar benefícios na parceria pode render uma ajuda e tanto nos gastos ou até mesmo um investimento no fundo de formatura.

Como manter o engajamento dos alunos?

Engajar os formandos é um outro segredo para o sucesso dos eventos de formatura.

A comissão deve interagir com a turma e manter o sonho da comemoração vivo.

Isso ajuda diretamente na adesão de novos alunos e, consequentemente, no fundo.

Além disso, existem dicas que podemos usar para agitar os ânimos da galera para a formatura. Por exemplo:

• Fazer lives para a turma: Leve conteúdo divertido e interessante para os alunos, tire o foco do dinheiro investido e gere laços de amizade e confiança entre todos;
• Criar um perfil no Instagram: Use essa ferramenta para conhecer e entender o formando, promova enquetes para conhecer seus gostos e gere conteúdos interessantes, memes, brincadeiras;
• Grupo em aplicativos de mensagem: Utilize dos grupos para mostrar o trabalho que a Comissão tem feito, crie uma espécie de canal onde toda a jornada da formatura possa ser compartilhada. Ver as coisas acontecendo de forma clara vai fazer com que os formandos fiquem engajados e felizes.

Fundo sem erro

Para acabar de vez com as chances de algo dar errado com a arrecadação apresentamos algumas atitudes comuns, que podem atrapalhar a vida e os planos da comissão.

• Deixar uma única pessoa por conta dos pagamento: Aqui vale a máxima de que é sempre bom confiar desconfiando. Compartilhar a tarefa de aprovar os pagamentos diminui os riscos de fraude, por parte da pessoa responsável;
• Deixar de fazer controle financeiro: Essa tarefa não é nada fácil, ainda mais pra quem está com a vida acadêmica ativa. Mas o controle financeiro da sua turma tem que estar em dia, para que o dinheiro não suma, não haja cobranças indevidas e o valor cobrado dos alunos não seja excessivo.

Contar com a ajuda de uma empresa especializada em formaturas e em arrecadação é a maneira mais tranquila de conciliar planejamento com segurança financeira.

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