A elaboração da lista de convidados é uma etapa fundamental para produzir um bom evento. É a partir dela que será possível embasar todo o restante do planejamento, como o orçamento, a escolha do espaço, decoração, contratação do buffet e muito mais.
Para acabar com a dúvida cruel que os anfitriões passam antes do evento, separamos 10 dicas que vão te ajudar a criar uma lista de convidados sem dor de cabeça.
Sumário
1.Considere o perfil do evento
Cada evento possui características específicas e, por isso, demandas diferentes. Sendo assim, reflita sobre o grau de complexidade, porte e orçamento envolvidos.
Essa análise vai trazer uma clareza sobre como elaborar uma lista bem bacana e promover uma atmosfera em que todos fiquem satisfeitos.
2. A lista ideal varia de acordo com o orçamento
Não existe um número ideal de convidados. A extensão da lista deve estar de acordo com o tipo de festa desejado e o orçamento disponível.
É possível realizar um evento com 50 pessoas ou uma festa para 500. Tudo depende do formato e do orçamento que está disposto a investir.
3. A lista de convidados vem antes de tudo
O local da festa só deve ser contratado depois da lista de convidados ser definida, caso contrário existe um grande risco de ter que reduzir o número de convidados se o espaço não comportar todos, ou até pagar multa por cancelamento de contrato.
4. Crie listas menores
A organização é a palavra-chave quando se fala em elaborar a lista de convidados, certo?
Uma boa estratégia para facilitar a criação da lista é setorizar por categorias. Ou seja, criar sublistas menores.
Por exemplo, liste primeiro todos os familiares próximos, depois os mais distantes, em seguida os companheiros de cada familiar, amigos, colegas de trabalho e por aí vai.
Isso vai te ajudar a enxergar melhor sobre quem está sendo colocado na lista.
5. Priorize as pessoas que realmente fazem parte da sua vida
Existem pessoas que continuarão presentes em momentos importantíssimos da sua vida.
Por isso, parentes muito distantes, pais de amigos afastados, colegas de profissão que não passam do trabalho, conhecidos que não participam com frequência em suas vidas podem ser cortados sem peso na consciência.
Ps.: Não esqueça de convidar pessoas que te convidaram recentemente para alguma festa importante. É uma forma educada de retribuir o convite (ainda mais se você tiver ido ao evento).
6. Confirme as presenças
Muita gente acha o processo de confirmar as presenças mais trabalhoso até do que fazer os convites, mas ele é fundamental para o sucesso do seu evento.
Já existem soluções tecnológicas para otimizar essa atividade. O ideal é que isso seja feito com antecedência, cerca de cinco dias antes do evento.
Desse modo, ainda há tempo disponível para realizar mudanças e adaptações rápidas, como a inclusão de novos convidados.
7. Se prepare para imprevistos
Mesmo com todos esses cuidados, é comum ter que lidar com algum probleminha de última hora em relação à lista.
Pode ser que alguém importante não possa mais comparecer, mesmo confirmando a presença. Ou que parceiros influentes queiram incluir novas pessoas à lista.
Para resolver essas situações, é bom ter um plano alternativo. Uma boa prática é a de deixar uma margem de segurança na lista, de forma que novos convidados não sejam problema.
8. Defina regras para os convidados solteiros
Se tiverem convidados solteiros na sua lista, procure se informar se estão namorando e há quanto tempo.
Ou seja, para relacionamentos muito recentes, não é necessário estender o convite ao par. O convite individual também pode ser utilizado para que esse tipo de problema não ocorra.
9. Conte com o fato de algumas pessoas faltarem
Segundo pesquisas, cerca de 25% do número de convidados iniciais não comparecem ao evento.
Muitas vezes, mesmo após a confirmação de presença, ocorre uma ausência no evento de no mínimo 10% de convidados.
Logo se não houver problemas com espaço no salão contratado, vocês podem considerar essa informação para passar algumas pessoas da segunda lista para a primeira.
10. Não convide quem ficou fora da lista após o encerramento das confirmações
Já que, a confirmação de presença é realizada entre 5 e 15 dias antes do evento, é recomendado não convidar ninguém com pouca antecedência.
Então, se sente pronta para criar a sua lista de convidados agora? Continue lendo os conteúdo do nosso portal!
