O presidente da comissão coordena todas as ações da comissão, além de tomar decisões gerais, como pesquisar valores, entrar em contato com fornecedores, transmitir as decisões para os formandos e organizar o baile de formatura.
Ele delega funções aos outros membros, mas deve também avaliar orçamentos, fechar contratos e comunicar as decisões a todos os formandos.
Vamos agora relatar as 13 principais funções de um presidente da comissão de formatura para você não ter mais dúvidas. Confira a seguir!
Sumário
Conduz as reuniões da comissão de formatura
O presidente é quem deve convocar as reuniões com os outros membros da comissão. A definição da pauta das reuniões, ou seja, dos itens a serem tratados, também deve ser feita por ele.
Quem ocupa a presidência também dá a palavra final sobre o local e o horário da reunião.
Comunica as decisões da comissão aos formandos
Como o grande responsável pelas decisões da comissão, o presidente deve comunicá-las diretamente aos formandos, bem como explicar as motivações.
Para isso, o presidente da comissão de formatura pode convocar reuniões com todos da turma, sempre que achar necessário.
Fecha contrato com os fornecedores
A comissão de formatura deve levantar diversos orçamentos antes do grande dia. Mas, para isso, o presidente da comissão de formatura deve fazer a avaliação final dos orçamentos e definir as empresas escolhidas, além de fechar os contratos.
O presidente da comissão de formatura assina os documentos
O presidente da comissão é o responsável pela assinatura de documentos em geral. Contratos com fornecedores e patrocinadores, aberturas de contas bancárias e autorização de pagamentos .
Autoriza as atividades de outros setores
Outros membros da comissão são responsáveis por elaborar planos de ação. É o presidente da comissão de formatura quem vai aprovar os projetos e autorizar a efetiva realização de tais ações, como eventos, rifas e sorteios em redes sociais.
Solicita relatórios e documentos a outros membros da comissão
Para tomar decisões, o presidente precisa analisar dados e informações relevantes.
Por isso, pode solicitar a qualquer momento relatórios financeiros ao tesoureiro, ou atas de reunião ao secretário, por exemplo.
Ele também deve escolher fornecedores (por isso, pede com frequência orçamentos e informações sobre empresas, de modo a tomar as melhores decisões para a realidade do grupo).
Requisita planos de ação com o objetivo de arrecadar fundos
Após analisar dados financeiros, o presidente da comissão de formatura pode chegar à conclusão de que é necessário obter mais verba para viabilizar o evento.
Por isso, ele pode pedir a outros membros a execução de um plano de ação específico com o objetivo de arrecadar fundos.
O presidente da comissão de formatura intermedia a comunicação com a faculdade
É a figura do presidente da comissão de formatura quem faz a intermediação entre a instituição de ensino e os graduandos.
Ele deve levar possíveis questões pendentes à turma, de forma a debatê-las e chegar em uma conclusão democrática.
Delega funções a todos os membros da comissão
Quem preside a comissão é o responsável por delegar funções e atividades para os demais membros da comissão.
Pode solicitar ao tesoureiro que pague faturas, ao secretário que marque uma reunião com um fornecedor e à pessoa do marketing que realize uma rifa.
Responde pela gestão de conflitos que possam surgir
O presidente da comissão de formatura tem um papel importante na gestão de conflitos que possam surgir.
Tanto entre membros da própria comissão, quanto entre os formandos e a comissão.
O presidente deve ser o mais transparente possível na hora de comunicar decisões aos formandos, bem como escutá-los para rever pontos necessários.
Autoriza a realização de eventos e festas para arrecadar fundos
Festas temáticas, jantares e almoços podem e devem ser organizados ao longo do ano com o objetivo de arrecadar fundos.
Então, após analisar o orçamento e o plano estratégico de marketing, o presidente é quem dá a autorização final para a realização de tais eventos.
Organiza o baile, a cerimônia e a missa de formatura
O presidente é o grande responsável pela organização dos eventos da formatura, incluindo o baile, a cerimônia da colação de grau e a missa.
Ou seja, é quem bate o martelo sobre as decisões pertinentes a todos os eventos. Portanto, é dele a maior responsabilidade.
Assina contratos com patrocinadores
As comissões podem encontrar empresas interessadas em patrocinar a formatura, o que é de grande benefício para turma, pois viabiliza a realização do evento.
É o responsável por fechar o contrato com o patrocinador, devidamente assessorado pelo responsável do marketing da comissão.
Então, esse conteúdo foi útil para planejar o seu evento de formatura?
